DIGITÁLNE ZASTUPITEĽSTVO


PRE KOHO je určená aplikácia

  • pre vyššie územné celky, magistráty, úrady
  • pre zamestnancov úradu, ktorí sa podieľajú na príprave materiálov aj samotných zasadnutí zastupiteľstva, teda vedúcim jednotlivých odborov, vedúcim referátov a referentom
  • pre poslancov a občanov (externá časť)

PREČO sa rozhodnúť pre digitálne zastupiteľstvo

Digitálne zastupiteľstvo zefektívňuje, zjednodušuje a sprehľadňuje procesy súvisiace so zastupiteľstvom. Rozšírené možnosti vyhľadávania cez indexovací engine, za podpory katalogizácie SharePoint 2007 a filtrovania poskytujú užívateľom okamžitý prístup k požadovaným materiálom. Materiály sú centralizovane a štruktúrovane uložené. Záloha centrálneho úložiska materiálov znižuje riziko straty dôležitých materiálov a uľahčuje administráciu správcovi systému. Súčasne riešenie je výborným základným kameňom pre budovanie a rozvoj e-governmentu.
Zavedie vám automatizáciu väčšiny činnosti, ktoré vykonávate v súvislosti s prípravou materiálov pre zastupiteľstvo - samotná tvorba materiálov, schvaľovanie, publikovanie pripravovaných materiálov a programu rokovania na Internete v zákonnej lehote, publikovanie záverov z jednotlivých zasadnutí zastupiteľstva – materiálov, uznesení, výsledkov hlasovania, register uznesení, ako aj archiváciu uznesení, samotných materiálov a ostatných výstupov.

ŤAŽISKOM celého riešenia je

  • procesná podpora toku materiálov (workflow), ktorá zvyšuje transparentnosť schvaľovacieho konania a efektívnosť procesov,
  • centrálna bezpečnostná politika v prístupe k dokumentom,
  • podpora vyhľadávania cez indexovací engine a katalogizácia SharePoint 2007,
  • centrálne a bezpečné úložisko pripravovaných aj archivovaných materiálov,
  • register prijatých uznesení a právnych noriem spolu so systémom rozšíreného vyhľadávania uznesení aj archivovaných materiálov.

PRÍNOSY

Prínosom aplikácie je poskytnúť podporu zamestnancom tam, kde je možná a potrebná, odstrániť veľkú časť opakujúcich sa manuálnych operácií, zvýšiť ich produktivitu, bezpečnosť a kontrolu nad celým procesom.

  • Pripravované materiály nebudú uložené na lokálnych diskoch, ale na centrálnom serveri, ktorý má zabezpečené zálohovanie, je odolnejší voči poškodeniu a strate dát.
  • Je zabezpečené ukladanie histórie, t.j. kedykoľvek je možné sa vrátiť alebo nahliadnuť do starších verzií.
  • Materiály sú v prípade potreby prístupné aj iným zamestnancom, samozrejme so zohľadnením definovaných prístupových práv a stavu materiálu.
  • Je možná súčasná práca na dokumente (spolupráca viacerých odborov).
  • Digitálnym podpisom sa urýchli interné podpisovanie a odbúrajú nekonečné množstvá kópií tlačených materiálov.
  • Kópie materiálov nebudú nekontrolovane posielané e-mailom. Užívateľ dostane e-mailom iba odkaz na materiál s notifikáciou - upozornením, že daný materiál je napr. potrebné pripomienkovať.
  • Po posúdení je autor upovedomený, že materiál je potrebné prepracovať alebo, že ho nadriadený pracovník schválil. Zavedenie notifikácie prinesie zrýchlenie a zefektívnenie procesu schvaľovania materiálov a sprehľadnenie tokov materiálov.
  • Budú vytvorené podmienky na zaradenie starších uznesení, materiálov (množstvo historických dát bude závislé od potrieb budúcich užívateľov a ich možností).

ZÁKLADNÉ funkcie

  • Centrálne úložisko pripravovaných materiálov
  • Archív starších materiálov
  • Podpora schvaľovacieho konania
  • Tvorba zoznamu uznesení, register uznesení
  • Evidencia právnych noriem (VZN)
  • Podpora prípravy programu zasadnutia, tvorba pozvánky
  • Automatizované publikovanie materiálov na Internet
  • Viaceré možnosti vyhľadávania

TVORBA A SCHVAĽOVANIE materiálov

Jednotlivé procesy pokrývajú celý proces od požiadavky na vytvorenie materiálu, cez schvaľovací proces, až po zaslanie materiálu na organizačný odbor pred rokovaním zastupiteľstva.

Dokumenty sú vytvárané a ukladané centrálne bez toho, aby sa užívateľ musel starať o správne miesto ich uloženia. Pripravované materiály si môžu prezerať a upraviť užívatelia na základe pridelených užívateľských práv. Pridelené užívateľské práva odrážajú stav materiálu, ako aj hierarchickú organizačnú štruktúru úradu samosprávy.
Proces prípravy materiálov je riadený oznámeniami, ktoré dostávajú zodpovední pracovníci e-mailom pri zmene stavu materiálu (napr. „schváliť materiál“, „prepracovať materiál“ a pod.).
Na rokovanie Zastupiteľstva sa predkladá hotový materiál s návrhmi na uznesenie, ktorý prešiel celým schvaľovacím konaním.

PODPORA tvorby programu

Formulár Program rokovania umožňuje priebežne vytvárať program, presúvať poradie bodov programu, zrušiť body, dopracovať ďalšie body, taktiež preniesť program konkrétneho zasadnutia do hlasovacieho zariadenia, ako aj dopracovať hlasovania k jednotlivým bodom programu.
Po ukončení rokovania (príp. aj počas rokovania) sa z hlasovacieho zariadenia vyexportujú výsledky hlasovaní vrátane detailov hlasovania. Tieto súbory sa následne po potvrdení automaticky zaznamenajú v databáze za účelom tvorby výstupných zostáv, štatistík, ukladania historických dát a vyhľadávania. Výstupy sa po potvrdení správnosti publikujú na web stránku ako výsledok Zastupiteľstva.

REGISTER uznesení

Register uznesení predstavuje štruktúrovanú a prehľadnú evidenciu prijatých uznesení.

Poskytuje tieto základné funkcie:

  • prehľad uznesení podľa vecných skupín,
  • prehľad uznesení podľa zasadnutí,
  • vyhľadávanie uznesení na základe zvolených kritérií (zaradenie do vecnej skupiny, názov alebo časť názvu, číslo uznesenia, dátum, číslo zasadnutia, štruktúra uznesenia),
  • zobrazenie textu zvoleného uznesenia, prípadne aj súvisiacich uznesení alebo materiálov.

Pre správu registra uznesení sú vytvorené funkcie:

  • doplnenie uznesenia do registra,
  • aktualizácia stavu uznesenia v registri,
  • zmena kategorizácie uznesenia,
  • označenie zrušených uznesení príznakom,
  • vzájomné väzby medzi uzneseniami.

PUBLIKOVANIE

Funkcia publikovania umožňuje po spustení vytvárať kópie vybraných materiálov z interného dokumentového portálu na externú web stránku určenú pre verejnosť. Sú to tieto materiály:

  • zoznam uznesení a texty uznesení,
  • schválené materiály,
  • výsledky hlasovaní,
  • hlasové záznamy v digitálnej podobe,
  • iné dokumenty.

Ako formát publikovaných dokumentov sa používajú súbory .pdf alebo .rtf, príp. iné podľa charakteru materiálu, v súlade s Výnosom Ministerstva dopravy, pôšt a telekomunikácií Slovenskej republiky zo 14. júla 2006 è. 1706/M-2006 o štandardoch pre informačné systémy verejnej správy.

  • Microsoft Office SharePoint Server 2007
  • Microsoft Office SharePoint Designer 2007
  • Microsoft Windows SharePoint Services 3.0
  • Windows Workflow Foundation
  • Active Directory
  • ASP.NET
  • Microsoft SQL Server 2000
  • Microsoft Office 2007/2003

WEB STRÁNKA zastupiteľstva pre občanov

Súčasťou Digitálneho zastupiteľstva môže byť aj vytvorenie novej samostatnej web stránky zastupiteľstva s informáciami pre občanov. (vložená schéma)

Jadrom celej web stránky sú zoznamy a dokumentové knižnice na publikované materiály zo zasadnutí zastupiteľstva. Štruktúra ukladania dát je podobná štruktúre dát uložených na intranetovej aplikácii Digitálneho zastupiteľstva. Stránka poskytuje informácie o aktualizáciách, poslancoch a komisiách.

Po výbere zasadnutia sa zobrazí stránka obsahujúca detailnejšie informácie o zasadnutí (číslo, dátum a program zasadnutia):

  • Program zasadnutia
  • Pozvánka na zasadnutie
  • Dokumenty a uznesenia zasadnutí
  • Výsledky hlasovaní

Po výbere bodu programu sa zobrazia dokumenty k vybranému materiálu (obálka, návrh na uznesenie, dôvodová správa, prílohy) po zasadnutí zastupiteľstva aj uznesenia a hlasovania zastupiteľstva. V samostatnej sekcii sú zobrazené platné právne normy – Všeobecne záväzné nariadenia.

Digitálne zastupiteľstvo

<< Späť na "Informačné a Riadiace Systémy"