Ochrana osobných údajov

V zmysle článku 13 a príslušných recitálov Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „Nariadenie“) a zákona NR SR č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov“)

Článok 13

Účelmi spracúvania osobných údajov sú dôvody, pre ktoré sa spracúvajú osobné údaje dotknutých osôb (zamestnancov, klientov) v našich informačných systémoch na presne určených právnych základoch. Účely sú konkrétne určené, výslovne uvedené a oprávnené, pričom pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb dodržiavame zásadu zákonnosti podľa článku 6 a 9 Nariadenia (jednotlivé účely a právne základy sú uvedené v prílohe týchto Zásad ochrany osobných údajov).

Dotknuté osoby, o ktorých sú spracúvané osobné údaje v našich informačných systémoch pre konkrétne vymedzené účely si môžu uplatniť písomne alebo elektronicky nasledovné práva:

Právo na prístup k osobným údajom – ide o právo získať potvrdenie o tom, či sa spracúvajú Vaše osobné údaje ako aj právo získať prístup k týmto údajom, a to v rozsahu účelov a doby spracúvania, kategórie dotknutých osobných údajov, okruhu príjemcov, o postupe v každom automatickom spracúvaní, prípadne o následkoch takéhoto spracúvania. Ako prevádzkovateľ máme právo použiť všetky primerané opatrenia na overenie totožnosti dotknutej osoby, ktorá žiada o prístup k údajom, najmä v súvislosti s online službami a identifikátormi (článok 15, recitál 63, 64 Nariadenia).
Právo na opravu nesprávnych a doplnenie neúplných osobných údajov (článok 16, recitál 65 Nariadenia).
Právo na výmaz – „zabudnutie“ tých osobných údajov, ktoré už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získali a spracúvali; pri odvolaní súhlasu, na základe ktorého sa spracúvanie vykonáva; pri nezákonnom spracúvaní; ak sa osobné údaje získavali v súvislosti s ponukou informačnej spoločnosti (pri deťoch), a to za naplnenia podmienok uvedených v článku 17, recitál 65, 66 Nariadenia.
Právo na obmedzenie spracúvania je možné uplatniť, ak ako dotknutá osoba napadnete správnosť osobných údajov a ostatných náležitostí v zmysle článku 18, recitálu 67 Nariadenia, a to formou dočasného presunutia vybraných osobných údajov do iného systému spracúvania, zamedzenia prístupu používateľov k vybraných osobným údajov alebo dočasné odstránenie spracúvania.
Právo na prenosnosť osobných údajov je právo Vami poskytnuté osobné údaje do našich informačných systémov na základe súhlasu alebo plnenia zmluvy preniesť k ďalšiemu prevádzkovateľovi v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte, pokiaľ je to technicky možné aj za naplnenia podmienok článku 20, recitálu 68 Nariadenia v prípade, ak sa spracúvanie vykonáva automatizovanými prostriedkami. Uplatňovaním tohto práva nie je dotknutý článok 17 Nariadenia. Právo na prenosnosť údajov sa nevzťahuje na spracúvanie nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej nám ako prevádzkovateľovi.
Bez toho, aby boli dotknuté akékoľvek iné správne alebo súdne prostriedky nápravy, máte ako dotknutá osoba právo podať v zmysle článku 77 Nariadenia sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov SR, ak sa domnievate, že spracúvanie osobných údajov, ktoré sa Vás týkajú, je v rozpore s Nariadením alebo zákonom o ochrane osobných údajov.

Ako dotknutá osoba máte tiež právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa konkrétnej situácie proti spracúvaniu Vašich osobných údajov, taktiež ak je spracúvanie nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sledujeme ako prevádzkovateľ alebo tretia strana (okrem spracúvania vykonávanom orgánmi verejnej moci pri plnení ich úloh), s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú Vaše záujmy alebo základné práva a slobody ako dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov (najmä ak je dotknutou osobou dieťa).

ICOS, a.s. Košice, Južná trieda 46, 040 01 Košice prijala ako prevádzkovateľ informačného systému všetky primerané personálne, organizačné a technické opatrenia za účelom maximálnej ochrany Vašich osobných údajov s cieľom v čo najväčšej miere znížiť riziko ich zneužitia, úniku a podobne. V zmysle našej povinnosti vyplývajúcej z článku 34 Nariadenia Vám ako dotknutým osobám oznamujeme, že ak nastane situácia, že ako prevádzkovateľ porušíme ochranu Vašich osobných údajov spôsobom, ktorým pravdepodobne povedie k vysokému riziku pre práva a slobody fyzických osôb, bez zbytočného odkladu Vám túto skutočnosť oznámime.

UPOZORNENIE: z dôvodu dodržiavania zásady minimalizácie sú všetky Vami poskytnuté osobné údaje nevyhnutnou zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou pre naplnenie účelu ich spracúvania. Neposkytnutie povinných údajov nevyhnutných na uzatvorenie zmluvy môže mať za následok neuzavretie zmluvného vzťahu.

V prípade akýchkoľvek otázok súvisiacich s ochranou Vašich osobných údajov vrátane uplatnenia Vašich práv v zmysle Nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov Vás prosíme, aby ste kontaktovali nás alebo sa obráťte na našu zodpovednú osobu (pokiaľ je určená):

Kontaktné údaje:
emailová adresa ou@icos.sk alebo číslo +421 55 677 08 18

Príloha k Zásadám ochrany osobných údajov

1 PERSONÁLNA A MZDOVÁ AGENDA ZAMESTNANCOV
Účel spracúvania osobných údajov	plnenie povinností zamestnávateľa súvisiacich s pracovným pomerom alebo obdobným vzťahom (napríklad na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru) vrátane predzmluvných vzťahov
Názov informačného systému	Personálna a mzdová agenda zamestnancov
Právny základ	Ústava Slovenskej republiky, zákon NR SR č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 552/2003 Z. z. o výkone prác vo verejnom záujme v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 312/2001 Z. z. o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov, zákon NR SR č. 553/2003 Z. z. o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č.595/2003Z.z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 600/2003 Z. z. o prídavku na dieťa a o zmene a doplnení zákona NR SR č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov, z. NRSR č.462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 448/2008 Z. z. o sociálnych službách v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 82/2005 Z. z. o nelegálnej práci a nelegálnom zamestnávaní v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 245/2008 Z. z. o výchove a vzdelávaní (Školský zákon) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení zákona NR SR č. 84/2014 Z. z., zákon NR SR č. 317/2009 Z. z. o pedagogických zamestnancoch a odborných zamestnancoch a o zmene a doplnení niektorých zákonov, zákon NR SR č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona NR SR č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení, zákon NR SR č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci a o zmene a doplnení niektorých zákonov. Spracúvanie osobných údajov je povolené zákonom č. 577/2004 Z. z. o rozsahu zdravotnej starostlivosti uhrádzanej na základe verejného zdravotného poistenia a o úhradách za služby súvisiace s poskytovaním zdravotnej starostlivosti v znení neskorších predpisov, zákonom č. 578/2004 Z. z. o poskytovateľoch zdravotnej starostlivosti, zdravotníckych pracovníkoch, stavovských organizáciách v zdravotníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, vyhláška Ministerstva zdravotníctva Slovenskej republiky č. 448/2007 Z. z. o podrobnostiach o faktoroch práce a pracovného prostredia vo vzťahu ku kategorizácii prác z hľadiska zdravotných rizík a o náležitostiach návrhu na zaradenie prác do kategórií, zákon č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a súvisiace právne predpisy, zákon č. 204/2014 Z. z. ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon č. 470/2011 Z. z., ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a ktorým sa dopĺňa zákon č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, Vyhláška Ministerstva zdravotníctva Slovenskej republiky o podrobnostiach o rozsahu a náplni výkonu pracovnej zdravotnej služby, o zložení tímu odborníkov, ktorí ju vykonávajú a o požiadavkách na ich odbornú spôsobilosť.
Kategórie príjemcov	Sprostredkovateľ na spracúvanie agendy pracovnej zdravotnej služby, orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov, Zdravotné poisťovne, doplnkové dôchodkové sporiteľne, doplnkové správcovské spoločnosti.
Cezhraničný prenos os. údajov	Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov (uvedené lehoty sú po skončení pracovného pomeru)	Osobný spis zamestnanca - obsahuje platový dekrét, menovací dekrét,... – 70 rokov (od narodenia), Dovolenky – 3 roky, Dochádzky – 3 roky, Mzdové listy – 50 rokov, Starostlivosť o zamestnanca (životné jubileá, rekreácie,...) – 5 rokov, Dohody (o vykonaní práce, o brigádnickej činnosti) – 5 rokov, Ľahké úrazy – 5 rokov, Ťažké úrazy – 5 rokov, Doklady o pracovnej úrazovosti z hľadiska náhrad škôd spôsobených na zdraví – 5 rokov, Záznamy o úrazoch a ich prešetrení, záznamy z prešetrenia ťažkých a smrteľných úrazov – 5 rokov, Dokumentácia školení, preškolení z oblasti BOZP – 5 rokov.
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania	Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb	uchádzači o zamestnanie, zamestnanci, manželia alebo manželky zamestnancov, vyživované deti zamestnancov, rodičia vyživovaných detí zamestnancov, blízke osoby, bývalí zamestnanci
2 EKONOMICKO-ÚČTOVNÁ AGENDA
Účel spracúvania osobných údajov	Účelom spracúvania osobných údajov je spracúvanie objednávok, došlých faktúr a fakturácia odberateľom, styk s bankou, vedenie pokladne, zabezpečovanie hotovostných príjmov a výdavkov, skladové hospodárstvo, evidencia investičného majetku (vrátane automatického odpisovania) a drobného majetku, vedenie jednoduchého/podvojného účtovníctva organizácie.
Názov informačného systému	Ekonomicko-účtovný
Právny základ	Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov, zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, zákon č. 145/1995 Z. z. o správnych poplatkoch v znení neskorších predpisov, zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov, zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov, zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov, zákon č. 400/2009 Z. z. o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov, zákon č. 583/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
Kategórie príjemcov	- orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov.
Cezhraničný prenos os. údajov	Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov (uvedené lehoty sú podľa registratúrneho poriadku)	Podklady pre zostavenie miezd – 5 rokov, Prihlásenia (odhlásenia) do zdravotnej a sociálnej poisťovne – 5 rokov, Daňové výkazy – 5 rokov.
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania	Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb	fyzické osoby – zamestnanci prevádzkovateľa, dodávatelia a odberatelia – fyzické osoby, zamestnanci dodávateľov a odberateľov, zástupcovia dodávateľov a odberateľov
3 ZMLUVNÉ VZŤAHY
Účel spracúvania osobných údajov	Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je príprava a vedenie zmluvných vzťahov v oblasti prenájmu a predaja nehnuteľného alebo hnuteľného majetku prevádzkovateľa fyzickým osobám.
Názov informačného systému	Zmluvné vzťahy
Právny základ	Spracúvanie osobných údajov je povolené Ústavou Slovenskej republiky, Občianskym zákonníkom, Obchodným zákonníkom a súvisiacimi právnymi predpismi
Kategórie príjemcov	Orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov.
Cezhraničný prenos os. údajov	Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov	10 rokov
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania	Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb	zmluvná strana – fyzická osoba
4 KAMEROVÝ SYSTÉM MONITORUJÚCI PRIESTORY PRÍSTUPNÉ VEREJNOSTI
Účel spracúvania osobných údajov	Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je monitorovanie priestorov prístupných verejnosti z dôvodu ochrany majetku a zdravia.
Názov informačného systému	IS Kamerový systém monitorujúci priestory prístupné verejnosti
Právny základ	Oprávnený záujem v zmysle článku 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia. Hlavným oprávneným záujmom je ochrana majetku a bezpečnosti prevádzkovateľa a dotknutých osôb
Kategórie príjemcov	Orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov
Cezhraničný prenos os. údajov	Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov	15 dní odo dňa nasledujúcom po dni, v ktorom bol záznam vyhotovený
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania	Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb	fyzické osoby, ktoré vstúpili do priestorov prevádzkovateľa, ktoré sú prístupné verejnosti samotná verejnosť

5 SPRÁVA REGISTRATÚRY
Účel spracúvania osobných údajov	Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je správa registratúry ako riadna evidencia záznamov (vedenie úplnej a presnej evidencie záznamov v registratúrnom denníku, vedenie registrov a indexov záznamov), riadne vyraďovanie spisov (záznamov), zabezpečenie plánovitého vyraďovania spisov (záznamov), ktoré nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť a uplynuli lehoty ich uloženia, evidencia došlej a odoslanej pošty.
Názov informačného systému	IS Správa registratúry
Právny základ	Zákon NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach, 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente).
Kategórie príjemcov	orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov
Cezhraničný prenos os. údajov	Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov	Bežná korešpondencia – 3 roky
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania	Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb	dotknuté osoby v rámci všetkých účelov spracúvania osobných údajov vymedzených prevádzkovateľom
6 EVIDENCIA SZČO
Účel spracúvania osobných údajov	Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je príprava a vedenie dodávateľsko-odberateľských vzťahov so samostatne zárobkovo činnými osobami. V rámci predmetnej agendy sú vedené zmluvné vzťahy, faktúry a objednávky, evidencia dodávok a odberov tovarov, služieb a pod.
Názov informačného systému	Evidencia SZČO
Právny základ	Zmluva medzi prevádzkovateľom a SZČO povolená Ústavou Slovenskej republiky, Občianskym zákonníkom, Obchodným zákonníkom, Zákon č. 455/1991 Zb., Zákonom o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) a súvisiacimi právnymi predpismi.
Kategórie príjemcov	orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov
Cezhraničný prenos os. údajov	Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov	10 rokov po skončení zmluvného vzťahu z dôvodu evidencie v rámci účtovnej agendy
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania	Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb	odberateľ/dodávateľ – samostatne zárobkovo činná osoba
7 EVIDENCIA ZÁSTUPCOV DODÁVATEĽOV A ODBERATEĽOV
Účel spracúvania osobných údajov	Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je vedenie databázy zástupcov, respektíve zamestnancov dodávateľov a odberateľov z dôvodu plnenia ich pracovných, služobných a funkčných povinností a zabezpečenia plynulých dodávateľsko-odberateľských vzťahov.
Názov informačného systému	Evidencia zástupcov dodávateľov a odberateľov
Právny základ	§ 78 od. 3 zákona NR SR č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Kategórie príjemcov	Nie sú
Cezhraničný prenos os. údajov	Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov	Do 30 dní odo dňa skončenia dodávateľsko-odberateľských vzťahov

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania	Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb	fyzická osoba - zástupca (zamestnanec) dodávateľa, odberateľa
8 UPLATŇOVANIE PRÁV DOTKNUTÝCH OSÔB
Účel spracúvania osobných údajov	Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je vybavovanie žiadostí fyzických osôb smerujúcich k uplatňovaniu ich práv ako dotknutých osôb v zmysle Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov.
Názov informačného systému	IS Uplatňovanie práv dotknutých osôb
Právny základ	Čl. 6, odst. 1, písm. a), v súlade s čl. 15 až 22 a 34 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov
Kategórie príjemcov	orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov
Cezhraničný prenos os. údajov	Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov	1 rok odo dňa vybavenia žiadosti
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania	Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb	fyzická osoba, ktorá sa ako dotknutá osoba v rámci prevádzkovateľom vymedzených účelov obráti na prevádzkovateľa so žiadosťou uplatniť svoje práva
9 PRÁVNE VZŤAHY
Účel spracúvania osobných údajov	Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je zabezpečenie vedenia právnej agendy (napr. prvostupňové konanie, vybavovanie opravných prostriedkov, vybavovanie súdnych sporov, zastupovanie v právnych veciach, uplatňovanie rozhodnutí o náhradách škôd, vymáhanie náhrad škôd, uplatňovanie záväzkov zo zmlúv, navrhovanie opatrení s organizačno-právnym dosahom, atď.).
Názov informačného systému	IS Právne vzťahy
Právny základ	Právny základ spracúvania osobných údajov predstavuje Zákon č. 460/1992 Zb. Ústava Slovenskej republiky v znení neskorších predpisov, zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov, zákon č. 99/1963 Zb. Občiansky súdny poriadok, Zákon NR SR č. 300/2005 Z. z. Trestný zákon, Zákon NR SR č. 301/2005 Z. z. Trestný poriadok, Zákon SNR č. 71/1967 Správny poriadok, Zákon č. 233/1995 Z. z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (Exekučný poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, Zákon NR SR č. 7/2005 Z. z. o konkurze a reštrukturalizácii a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, Zákon NR SR č. 153/2001 Z. z. o prokuratúre v znení neskorších predpisov, Zákon NR SR č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v platnom znení, - zákon č. 586/2003 Z.z. o advokácii a o zmene a doplnení zákona č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) v znení neskorších predpisov, Zákon o ochrane osobných údajov a súvisiace právne predpisy v platnom znení
Kategórie príjemcov	sprostredkovateľ súdne orgány exekútorské úrady orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov.
Cezhraničný prenos os. údajov	Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov	5-10 rokov
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania	Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb	zamestnanci prevádzkovateľa IS, dlžníci, protistrany v sporoch, iné fyzické osoby v postavení účastníkov konania.
10 EKONOMICKO-ÚČTOVNÁ AGENDA KLIENTOV
Účel spracúvania osobných údajov	Účelom spracúvania osobných údajov je spracúvanie objednávok, došlých faktúr a fakturácia odberateľom, styk s bankou, vedenie pokladne, zabezpečovanie hotovostných príjmov a výdavkov, skladové hospodárstvo, evidencia investičného majetku (vrátane automatického odpisovania) a drobného majetku, vedenie jednoduchého/podvojného účtovníctva klienta. Túto agendu prevádzkovateľ zabezpečuje v pozícii Sprostredkovateľa na základe Obchodnej a Sprostredkovateľskej zmluvy so svojim klientom v zmysle Nariadenia GDPR.
Názov informačného systému	Ekonomicko-účtovný
Právny základ	Právny základ spracúvania osobných údajov v predmetnom IS predstavuje Zákon č. 460/1992 Zb. Ústava Slovenskej republiky v znení neskorších predpisov, Zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov, zákon o ochrane osobných údajov a súvisiace právne predpisy v platnom znení, zákon č. 145/1995 Z. z. o správnych poplatkoch v znení neskorších predpisov, zákonom NR SR č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmu v znení neskorších predpisov, zákonom NR SR č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov, zákonom NR SR č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) v znení neskorších predpisov, zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov, zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov, zákon č. 311/2001 Z. z., Zákon NR SR č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, Zákon NR SR č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení o zmene a doplnení zákona NR SR č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov, Zákon č.283/2002 Z .z. o cestovných náhradách v znení jeho doplnkov.
Kategórie príjemcov	orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov
Cezhraničný prenos os. údajov	Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov	Podklady pre zostavenie miezd – 5 rokov, Prihlásenia (odhlásenia) do zdravotnej a sociálnej poisťovne – 5 rokov, Daňové výkazy – 5 rokov.
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania	Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb	fyzické osoby – zamestnanci klienta, dodávatelia a odberatelia klienta – fyzické osoby, zamestnanci dodávateľov a odberateľov klientov, zástupcovia dodávateľov a odberateľov klienta
III.11 PERSONÁLNA A MZDOVÁ AGENDA ZAMESTNANCOV KLIENTOV
Účel spracúvania osobných údajov	Vedenie personálnej a mzdovej agendy zamestnancov klienta, t.j. agendy súvisiacej s ich pracovným pomerom, štátnozamestnaneckým pomerom alebo obdobným vzťahom (napríklad na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru) vrátane predzmluvných vzťahov. Túto agendu prevádzkovateľ zabezpečuje v pozícii Sprostredkovateľa na základe Obchodnej a Sprostredkovateľskej zmluvy so svojim klientom v zmysle Nariadenia GDPR.
Názov informačného systému	Personálna a mzdová agenda zamestnancov klientov
Právny základ	Personalistika a mzdy: Právnym základom spracúvania osobných údajov je Ústava Slovenskej republiky, zákon NR SR č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 552/2003 Z. z. o výkone prác vo verejnom záujme v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 553/2003 Z. z. o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 600/2003 Z. z. o prídavku na dieťa a o zmene a doplnení zákona NR SR č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 448/2008 Z. z. o sociálnych službách v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 82/2005 Z. z. o nelegálnej práci a nelegálnom zamestnávaní v znení neskorších predpisov, zákon o ochrane osobných údajov a súvisiace právne predpisy v platnom znení, zákon NR SR č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona NR SR č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení.
Kategórie príjemcov	Orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov, Zdravotné poisťovne, doplnkové dôchodkové sporiteľne, doplnkové správcovské spoločnosti.
Cezhraničný prenos os. údajov	Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov (uvedené lehoty sú po skončení pracovného pomeru)	Osobný spis zamestnanca - obsahuje platový dekrét, menovací dekrét,... – 70 rokov (od narodenia), Dovolenky – 3 roky, Dochádzky – 3 roky, Mzdové listy – 50 rokov, Starostlivosť o zamestnanca (životné jubileá, rekreácie,...) – 5 rokov, Dohody (o vykonaní práce, o brigádnickej činnosti) – 5 rokov, Ľahké úrazy – 5 rokov, Ťažké úrazy – 5 rokov, Doklady o pracovnej úrazovosti z hľadiska náhrad škôd spôsobených na zdraví – 5 rokov, Záznamy o úrazoch a ich prešetrení, záznamy z prešetrenia ťažkých a smrteľných úrazov – 5 rokov, Dokumentácia školení, preškolení z oblasti BOZP – 5 rokov.
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania	Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb	uchádzači o zamestnanie klienta, zamestnanci klienta, manželia alebo manželky zamestnancov klienta, vyživované deti zamestnancov klienta, rodičia vyživovaných detí zamestnancov klienta, blízke osoby klienta, bývalí zamestnanci klienta
12 EVIDENCIA AKCIONÁROV
Účel spracúvania osobných údajov	V predmetnom informačnom systéme dochádza k spracúvaniu osobných údajov fyzických osôb – akcionárov pri vedení ich evidencie a následnému odovzdávaniu zoznamu akcionárov centrálnemu depozitárovi cenných papierov.
Názov informačného systému	IS Evidencia akcionárov
Právny základ	Právny základ spracúvania osobných údajov predstavuje § 156 ods. 6 zákona č. 513/1991 Zb. – Obchodný zákonník.
Kategórie príjemcov	- orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov
Cezhraničný prenos os. údajov	Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov	10 rokov
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania	Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb	Fyzické osoby - akcionári
13 KLIENTI A ZAMESTNANCI ZMLUVNÝCH PARTNEROV
Účel spracúvania osobných údajov	Hlavný účel predmetného informačného systému je plnenie zmluvy uzatvorenej medzi prevádzkovateľom a jeho zmluvným partnerom. Pri plnení zmluvy vzniká tzv. skúšobná doba predmetu zmluvy (najčastejšie softvéru vyvinutého prevádzkovateľom), počas ktorej prevádzkovateľ po technickej stránke zabezpečuje fungovanie predmetu zmluvy, jeho kontrolu a testovanie, vykonáva dohľad nad fungovaním predmetu zmluvy a v prípade potreby zabezpečuje technické poradenstvo. V určitých prípadoch sa však nejedná o skúšobnú dobu, ale tieto služby sú poskytované nepretržite, počas celého trvania zmluvného vzťahu. K spracúvaniu osobných údajov môže dochádzať v prípade, že v rámci týchto procesov má prevádzkovateľ vo vyvinutom softvéri, ktorý je už v užívaní zmluvného partnera prístup k údajom, ktoré do toho softvéru zmluvný partner vložil. Tento IS bude aktívny len v prípade, že zmluvná strana prevádzkovateľa požiada o uvedené služby a bude uzatvorený vyššie uvedený zmluvný vzťah.
Názov informačného systému	IS Klienti a zamestnanci zmluvných partnerov
Právny základ	Právny základ spracúvania osobných údajov v predmetnom IS predstavuje zmluvný vzťah medzi prevádzkovateľom IS a zmluvným partnerom (Objednávateľom), ktorý je presne a podrobne vyšpecifikovaný pre podmienky konkrétne realizovaného projektu.

Kategórie príjemcov	okruh tretích strán a príjemcov, ktorým budú osobné údaje poskytnuté alebo sprístupnené budú spolu s právnym základom tohto poskytovania alebo sprístupnenia súčasťou zmluvného vzťahu medzi prevádzkovateľom a jeho zmluvným partnerom. súčasťou zmluvy zároveň musí byť vymedzenie povinnosti zmluvného partnera informovať dotknuté osoby o tretích stranách a prijímateľoch vymedzených touto zmluvou.
Cezhraničný prenos os. údajov	Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov	10 rokov
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania	Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb	zamestnanci zmluvného partnera a klienti zmluvných partnerov (ak sa ich osobné údaje nachádzajú v softvéri vyvinutom prevádzkovateľom).
14 EVIDENCIA KLIENTOV KAMEROVÉHO SYSTÉMU
Účel spracúvania osobných údajov	Účelom spracúvania osobných údajov v predmetnom IS je naplnenie predmetu zmluvy, ktorým je montáž, údržba a servis zariadení umiestnených na vybraných miestach podľa požiadavky zákazníka umožňujúcich sledovanie pohybu a konania osôb v okolí vybraných lokalít kamerovým systémom.
Názov informačného systému	IS Evidencia klientov kamerového systému
Právny základ	Právny základ spracúvania osobných údajov v predmetnom IS predstavuje Kúpna zmluva ( Zmluva o technickej službe, Zmluva o dielo) v zmysle Zákona č. 513/199 Zb. Obchodný zákonník v platnom znení.
Kategórie príjemcov	Kontrolné orgány, orgány štátnej správy, orgány verejnej moci a verejnej správy a iné osoby, v rámci poskytovanej súčinnosti, prípadne a iné oprávnené subjekty.
Cezhraničný prenos os. údajov	Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov	10 rokov
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania	Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb	- zmluvná strana (zákazník/klient).

Článok 14

Touto cestou Vám dávame na vedomie, že ako prevádzkovateľ spracúvame Vaše osobné údaje za účelom vedenia databázy uchádzačov o zamestnanie. Je to dôvod, pre ktorý sa spracúvajú Vaše osobné údaje v našom informačnom systéme na presne určenom právnom základe, ktorý predstavuje Váš súhlas dotknutej osoby podľa článku 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia. Účel je teda konkrétne určený, výslovne uvedený a oprávnený, pričom pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb dodržiavame zásadu zákonnosti podľa článku 6 a 9 Nariadenia.

Ako dotknutá osoba však máte právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas. Odvolanie súhlasu pritom nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.

Kategórie dotknutých osobných údajov: údaje zo životopisu, motivačného listu

Doba uchovávania osobných údajov: 1 rok odo dňa zaradenia do databázy uchádzačov o zamestnanie

Zdroj, z akého pochádzajú osobné údaje: www.profesia.sk

Príjemcovia alebo kategórie príjemcov osobných údajov: Neexistujú

Cezhraničný prenos osobných údajov: Neuskutočňuje sa

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania: Neprofiluje sa

Dotknuté osoby, o ktorých sú spracúvané osobné údaje v našich informačných systémoch pre konkrétne vymedzené účely si môžu uplatniť písomne alebo elektronicky nasledovné práva:

Právo na prístup k osobným údajom – ide o právo získať potvrdenie o tom, či sa spracúvajú Vaše osobné údaje ako aj právo získať prístup k týmto údajom, a to v rozsahu účelov a doby spracúvania, kategórie dotknutých osobných údajov, okruhu príjemcov, o postupe v každom automatickom spracúvaní, prípadne o následkoch takéhoto spracúvania. Ako prevádzkovateľ máme právo použiť všetky primerané opatrenia na overenie totožnosti dotknutej osoby, ktorá žiada o prístup k údajom, najmä v súvislosti s online službami a identifikátormi (článok 15, recitál 63, 64 Nariadenia).
Právo na opravu nesprávnych a doplnenie neúplných osobných údajov (článok 16, recitál 65 Nariadenia).
Právo na výmaz – „zabudnutie“ tých osobných údajov, ktoré už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získali a spracúvali; pri odvolaní súhlasu, na základe ktorého sa spracúvanie vykonáva; pri nezákonnom spracúvaní; ak sa osobné údaje získavali v súvislosti s ponukou informačnej spoločnosti (pri deťoch), a to za naplnenia podmienok uvedených v článku 17, recitál 65, 66 Nariadenia.
Právo na obmedzenie spracúvania je možné uplatniť, ak ako dotknutá osoba napadnete správnosť osobných údajov a ostatných náležitostí v zmysle článku 18, recitálu 67 Nariadenia, a to formou dočasného presunutia vybraných osobných údajov do iného systému spracúvania, zamedzenia prístupu používateľov k vybraných osobným údajov alebo dočasné odstránenie spracúvania.
Právo na prenosnosť osobných údajov je právo Vami poskytnuté osobné údaje do našich informačných systémov na základe súhlasu alebo plnenia zmluvy preniesť k ďalšiemu prevádzkovateľovi v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte, pokiaľ je to technicky možné aj za naplnenia podmienok článku 20, recitálu 68 Nariadenia v prípade, ak sa spracúvanie vykonáva automatizovanými prostriedkami. Uplatňovaním tohto práva nie je dotknutý článok 17 Nariadenia. Právo na prenosnosť údajov sa nevzťahuje na spracúvanie nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej nám ako prevádzkovateľovi.
Bez toho, aby boli dotknuté akékoľvek iné správne alebo súdne prostriedky nápravy, máte ako dotknutá osoba právo podať v zmysle článku 77 Nariadenia sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov SR, ak sa domnievate, že spracúvanie osobných údajov, ktoré sa Vás týkajú, je v rozpore s Nariadením alebo zákonom o ochrane osobných údajov.

Kontaktné údaje:
emailová adresa ou@icos.sk alebo číslo +421 55 677 08 18

Zásady ochrany osobných údajov čl.13

dokument na stiahnutie

(276.64 kb)

Zásady ochrany osobných údajov čl.14

dokument na stiahnutie

(78.01 kb)